هفت توصیه برای بهبود اوضاع شرکت

بدون شک هدف هر شرکتی قدم نهادن در مسیر موفقیت و پیشرفت است. با این حال در این رابطه نکته‌ای که تقریبا همگان نسبت به آن غافل هستند این است که صرفا نباید پیشرفت مدنظر قرار گیرد و کیفیت و سرعت آن نیز از عوامل مهم و تأثیرگذاری است که باید همواره مورد توجه باشد.

در این راستا آشنایی به اقداماتی که می‌تواند شما را در پیشرفتی درست و منطقی یاری کند، نخستین قدم محسوب می‌شود. توجه به این نکته ضروری است که با توجه به بازار رقابتی حال حاضر اقدامات اشتباه یا حتی کم بازده شما می‌تواند عرصه رقابت را بر شما تنگ یا به طور کامل حذف کند. در همین راستا در ادامه به معرفی مواردی که می‌تواند در این رابطه تأثیرگذار باشد، می‌پردازیم.

۱- از تکنولوژی برای انجام کارها استفاده کنید
در هر شرکتی همواره یک سری اقدامات وجود دارد که کاملا ضروری بوده، با این حال در صورت پرداختن به آن‌ها ممکن است برای کارهای اصلی با کمبود وقت مواجه شوید. برای مثال محاسبه و پرداخت حقوق پرسنل، بازدید از بخش‌های مختلف شرکت و نظایر این امور از جمله اقداماتی هستند که مدیران باید مورد توجه خود قرار دهند. با توجه به مشکلاتی که وجود دارد توصیه می‌شود هرگونه فعالیتی را که پتانسیل اتوماتیک شدن دارد، رها کنید. این امر تنها مربوط به بخش مدیریت نبوده و در تمامی قسمت‌های شرکت می‌توانید به این شکل عمل کنید.

برای مثال در رابطه با بازدید از شرکت می‌توانید با نصب دوربین‌های مداربسته در کسری از ثانیه به این هدف خود دست پیدا کنید یا در رابطه با پرداخت حقوق یک سیستم اینترنتی بانکی می‌تواند گره‌گشا باشد.

۲- کارمندان خود را به ارتباط مستقیم با یکدیگر تشویق کنید

یکی از الزامات تیم کاری خوب این است که اعضای آن با یکدیگر ارتباطی مستقر و خوب داشته باشند. امروزه با رشد اینترنت و همه‌گیر شدن شبکه‌های ارتباطی مجازی، ارتباط مستقیم کمتر رخ داده و این امر خصوصا برای محیط‌های کاری آفت محسوب می‌شود. اگرچه شبکه‌های ارتباطی نظیر اسکایپ باعث افزایش سرعت ارتباطات شده، با این حال ضروری است ارتباط مستقیم افراد با یکدیگر حفظ شود، البته این امر به معنای کنار گذاشتن تکنولوژی نبوده و بدون تردید مزیت‌های بسیاری نیز دارد. با این حال در جایگاه مدیر شرکت لازم است به نحوی حرفه‌ای و درست آن را مدیریت کنید تا ارتباطات در سطح ایده‌آل باقی بماند. از جمله اقداماتی که امروزه شرکت‌ها در راستای کاهش استفاده از ارتباط اینترنتی کارکنان خود استفاده می‌کنند، اعمال محدودیت‌های مشخص برای فرستادن پیام است.

برای مثال می‌توانید محدودیت ۲۰ کلمه‌ای برای پیام‌ها قرار دهید تا در صورت نیاز به صحبت‌های مهم و طولانی افراد محبور باشند به سراغ یکدیگر بروند.

۳- وقفه‌های موجود را کاهش دهید

از جمله معضلات هر کارمندی، مسئله کمبود وقت است. اگرچه هرکسی برای خود برنامه‌ای در راستای مدیریت آن دارد با این حال همه آن‌ها جنبه شخصی داشته و به همین خاطر کمبود یک برنامه جامع احساس می‌شود. در همین راستا بهترین فرد برای انجام این امر، مدیر هر شرکت است. برای این اقدام لازم نیست کاری سخت انجام دهید یا وقت زیادی برای برنامه‌ریزی صرف کنید. تنها کافی است اقداماتی را که کارکنان را از وظایف اصلی خود دور می‌سازد حذف یا به نحوی خلاقانه تغییر دهید.

برای مثال ممکن است زمان صرف ناهار بسیار وقت‌گیر و طولانی باشد. برای این امر می‌توانید از مسئول بخش نظافت بخواهید غذای هر فرد را سر ساعتی مشخص تحویل داده و طبق زمان معین شده جمع آوری کند. بدون تردید اقدامات وقت‌گیر تنها شامل زمان ناهار نبوده، با این حال با توجه به این امر که این گونه موارد برای هر شرکتی متفاوت است از ارائه توضیحات بیشتر خودداری می‌کنیم.

۴- به جای حذف جلسات ساعت آن را محدود کنید

بدون تردید جلسات کاری از اهمیت بسیار زیادی برای روند رو به جلوی شرکت برخوردار است. با این حال میزان زمان آن معمولا بیش از حد انتظار طول کشیده و به همین خاطر مدیران به فکر حذف آن‌ها می‌افتند. در این رابطه توصیه می‌شود به جای حذف، اهداف جلسه را به طور مشخص تعیین کرده و حداکثر زمان هر یک را مشخص کنید. با این اقدام دیگر افراد از پرداختن به موضوعاتی متفرق جلوگیری کرده و منظور خود را به بیانی مختصر مطرح خواهند کرد که بدون شک امری مثبت خواهد بود.

نکته دیگری که باید همواره مورد توجه قرار گیرد این است که وجود جلساتی مستقر با همه یا تک‌تک کارکنان نیز امری مهم بوده که امروزه به علت مشغله کاری مدیران و تصور بی‌اهمیت بودن آن، مورد غفلت قرار می‌گیرد که باید به روشی منطقی صورت گیرد. در رابطه با این گونه جلسات الزامی به حضور فیزیکی افراد در مکانی مشخص نبوده و حتی در گروه‌های شبکه‌های اجتماعی نیز می‌تواند صورت گیرد.

۵- روی انجام تنها یک کار تمرکز کرده و از پرداختن به چندین فعالیت به طور هم‌زمان دوری کنید

پرکار بودن از جمله خصلت‌های مثبت افراد محسوب می‌شود و به همین خاطر همه افراد در تلاش هستند تا کارهای بیشتری را به طور هم‌زمان انجام دهند. این امر در رابطه با امور کم اهمیت، اقدامی مثبت محسوب می‌شود، با این حال در رابطه با وظایف اصلی شما، دیگر نمی‌توان با جدیت نسبت به اثربخش بودن آن نظر داد. اگرچه هر فردی با دیگری متفاوت بوده از از ظرفیت‌ها، استعدادها و آستانه تحمل متفاوتی برخوردار است، با این حال به طور معمول بهتر است تمرکز خود را تنها روی یک کار گذاشته و پس از پایان یافتن آن اقدام به شروع فعالیتی جدید کنید. با این کار در پایان ساعت کاری با حجم بیشتر و کیفیت بالاتری از کارهای انجام شده مواجه خواهید شد.

۶- بدانید که چه موقع باید اقدامات خود را متوقف سازید

استمرار و ممارست در انجام کارها امری مطلوب محسوب می‌شود که نشان دهنده سرسختی و شجاعت شما است. با این حال در صورتی که در راستای هدف و برنامه‌ای نادرست باشد دیگر این امر برای شما سودمند نخواهد بود. به همین خاطر لازم است به این بینش دست پیدا کنید که هر کسی ممکن است اشتباه کند. با این حال نباید برای سرپوش نهادن روی آن تصمیم نادرست خود را ادامه دهید. در این گونه مواقع لازم است این توانایی را در خود ایجاد کنید که هر موقع که لازم است تصمیمات خود را متوقف کرده یا به طور کامل کنار بگذارید.

۷- فرهنگ کاری خاص خود را ایجاد کنید

این امر که تمامی کارمندان در ارتباط با مشتری و سایر ارتباطات خود به نحوی مشخص و با توجه به چارچوبی تعیین شده عمل کنند، امری است که در راستای حرفه‌ای شدن و بهبود جایگاه شرکت بسیار ضروری است. با این حال اکثر شرکت‌ها بنا به دلایلی از این امر خودداری کرده و از فرهنگ سازمانی و کاری سایر شرکت‌ها استفاده می‌کنند. اگر چه الگوبرداری از فرهنگ سایر رقبا امری مناسب محسوب می‌شود، با این حال این امر در صورتی است که از دایره الگوبرداری خارج نشود. در واقع کپی‌برداری مطلق از فرهنگی دیگر با توجه به این امر که فرهنگ هر شرکت با توجه به نیاز آن طرح‌ریزی و اجرا شده است، تصمیمی هوشمندانه نخواهد بود.

چهار رکن اساسی در ساختار سازمان فروش : 

در بازار پر تلاطم امروز رقابت هر روز شدیدتر می‌شود. انتظارات مشتریان بیشتر و بیشتر می‌شود و برای بقا و رشد سازمان باید از راهکارهای هوشمندانه و اثربخش استفاده کرد. برای پیروزی در این عرصه رقابتی، وجود نیروهای کاملا حرفه‌ای در خط مقدم فروش الزامی است. امروزه کیفیت ارتباط اعضای تیم فروش با مشتریان، یکی از عوامل تعیین‌کننده بقای کسب و کارها محسوب می‌شود. نیروهای فروش توانا و زبده، مهره‌های اصلی ستون فقرات سازمان هستند. نیروهای فروش برای مشتری ارزش و برای سازمان، ثروت تولید می‌کنند‌.
اگر در اندیشه کسب و کاری سودآور هستید، بهتر است عملیات فروش را به یک تیم قدرتمند بسپارید. برای موفقیت، نیاز به یک تیم فروش عالی دارید. پس دست به کار شوید، ترکیب تیم فروش و توانایی هر یک از اعضای تیم را مورد بررسی قرار دهید. با چند تغییر در ترکیب تیم و بهینه‌سازی برخی موارد می‌توانید سطح بهره‌وری عملیات فروش را ارتقاء دهید. در ادامه به شرح ترکیب و ساختار یک تیم فروش بی‌رقیب، خواهیم پرداخت‌:

رکن اول: مدیر توانمند برای رهبری تیم فروش 

اولین گام برای تشکیل یک تیم قدرتمند فروش، داشتن یک مدیر کارآمد و شایسته است. بهره‌وری یک تیم، انعکاسی است از توانایی‌ها و صلاحیت‌های رهبر تیم. اگر مدیر فروش سازمان شما در حال حاضر فردی شایسته و مجرب است، به شما تبریک می‌گوییم. اگر عملکرد مدیر فروش سازمان شما نیاز به بهبود دارد، دست به کار شوید، علت این مسئله را پیدا کنید، اگر لازم است مهارت‌های وی ارتقاء یابد، از آموزش کمک بگیرید، ترتیبی اتخاذ کنید تا وی در دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی معتبر حضور یابد‌. اگر تیم فروش سازمان شما فاقد مدیر است، به دنبال جذب و استخدام رهبران توانا و دارای تجربه باشید. برای جذب چنین نیروی مهمی، باید از روش‌ها و ابزارهای معتبر ارزیابی استفاده کنید. اگر با این ابزارها و روش‌ها آشنا نیستید، ریسک نکنید، از خدمات مشاوران و مراکز ارزیابی استعدادهای فروش استفاده کنید. این مراکز با انجام آزمون‌های دقیق و مصاحبه‌های رفتاری قاعده‌مند، به شما در شناسایی و انتخاب شایسته‌ترین مدیران کمک خواهند کرد‌.

رکن دوم: اعضای شایسته تیم فروش 
گام بعدی در تشکیل تیم موفق فروش، داشتن اعضای شایسته است. در این مرحله لزوما نیاز به استخدام فردی مسلط بر دانش و تئوری‌های حوزه فروش، نیست. بلکه باید به دنبال جذب افرادی باشید که از نظر شخصیت و شایستگی‌های رفتاری، مناسب عضویت در تیم فروش سازمان شما باشند. افرادی که دارای اعتماد به نفس خوب، بلند همت و مایل به کسب موفقیت هستند. افرادی که دارای حس هم‌دلی بوده و قادر به برقراری ارتباط موثر با دیگران هستند. برای پی بردن به شایستگی‌های داوطلبان می‌توانید از آزمون‌ها و مصاحبه‌های ساختاریافته در این حوزه استفاده کنید. چنین ارزیابی‌هایی می‌تواند شما را در شناسایی استعداد اعضای فعلی تیم فروش سازمان نیز یاری رساند، نقاط قوت و ضعف ایشان را به شما نشان داده و شما را برای انتخاب راهکارهای مناسب جهت توانمندسازی ایشان یاری می‌رساند‌.
اعضای تیم فروش باید از روحیه خدمت‌گذاری برخوردار باشند، مسئولیت‌پذیر بوده و برای مقابله با چالش‌ها آمادگی کامل داشته باشند. هم‌چنین این افراد باید دارای ظاهری آراسته، فعال، پر‌انرژی، دارای فن بیان مناسب، بردبار، خون گرم و بشاش باشند‌.

رکن سوم: فرآیند فروش 
هر چقدر که مدیر فروش و تیم فروش سازمان شما شایسته و مستعد باشند، اگر فرآیندی مشخص و هوشمندانه نداشته باشید، امیدی به موفقیت و کسب نتایج چشم‌گیر در سازمان شما نخواهد بود. به کمک تیم فروش، می‌توانید فرآیند فروش را بر اساس استراتژی سازمان، ماهیت محصول و رفتار مشتریان خود طراحی کنید. فرآیند فروش را طوری طراحی کنید که بر ایجاد ارزش برای مشتری و روابطی سازنده و سودآور تمرکز داشته باشد. چنین فرآیندی به منزله روحی در تیم فروش، نتایج خیره کننده‌ای را در پی خواهد داشت‌. یک فرآیند قدرتمند می‌تواند وجه تمایز شما از سایر رقبا باشد. چنین فرآیندی در کنار مدیر و اعضای تیم شایسته، ترکیبی موفق و بی‌رقیب را شکل خواهد داد‌.

رکن چهارم: سیستم پاداش و انگیزش 
پس از تشکیل یک تیم موفق فروش، باید به فکر خشنودسازی اعضای تیم فروش و جبران تلاش‌ها و خدمات آن‌ها باشیم. شاید فکر کنید مهم‌ترین مشوق اعضای تیم، پول است. البته کسی از دریافت پاداش نقدی ناراحت نمی‌شود، ولی مشکل این است که پول مهم‌ترین عامل انگیزه بخش به افراد نیست. دست کم نه به آن شکلی که اغلب مدیران فکر می‌کنند‌.

پول برای کارکنان مهم است. باید اجاره خانه و صورت‌حساب‌ها را پرداخت کنند، غذا و لباس بخرند، تفریح کنند، بنزین بزنند و هزینه‌های زندگی را تأمین کنند. افراد وقتی برای کار انگیزه پیدا می‌کنند که درآمد کافی برای پرداخت هزینه‌های ضروری زندگی‌شان داشته باشند. اما بعد از این‌که توانستند نیازهای ابتدایی را برآورده کنند، پول، قدرت انگیزه‌بخشی خود را تا حد زیادی از دست می‌دهد و مشوق‌های دیگر – اغلب مشوق‌های غیر‌مادی- مهم‌تر می‌شوند. در این میان برخی مشوق‌های غیر‌مادی مثل تشویق کلامی، دادن آزادی عمل، ایجاد فرصت‌های آموزشی، امکان حضور در برنامه‌های تفریحی، ایجاد امنیت شغلی، سهیم کردن در امر تصمیم‌گیری و … حائز اهمیت است‌.
برای انگیزه دادن، از روش‌های گوناگونی می‌توان استفاده کرد اما پیش از آن داشتن یک برنامه جامع، اهمیتی خاص دارد. به شرط داشتن برنامه‌ای جامع و مرتبط بودن پاداش‌ها با نتایج عملکرد افراد، ترکیبی از پاداش‌های مادی و غیرمادی می‌تواند آثار مثبتی را در عملکرد تیم فروش، به همراه داشته باشد.

هفت اشتباه بزرگ در راه‌اندازی کسب‌ و کار

۱- اشتباه اول: راندن یک ماشین تندرو در جاده‌ای خاکی
همه ما شنیده‌ایم که برای آغاز هر کار، به محرکی قوی و شور و شوق فراوان، احتیاج است. اما داشتن این حرارت اولیه به تنهایی کاری از پیش نمی‌برد.
شما به یک برنامه احتیاج دارید.
در زمینه تجارتتان، درخصوص مشتریان و رقبای خود عمیقا تحقیق کنید و یک مدل حقیقی و مفید برای تجارت خود ساخته و روی یک سوال مهم تکیه کنید:
چگونه می‌خواهید پول در بیاورید؟
فرض کنید که در صدد باز کردن یک مغازه هستید. محلی را انتخاب می‌کنید که باید هزینه اجاره آن را بپردازید. ممکن است مخارج زیادی نیز برای تهیه دکور مناسب متحمل شوید بدون آن‌که به نحوه بازگشت این هزینه‌ها بیاندیشید. محصولات شما کامل نیستند و به فکر بازاریابی هم نیستید. قطعاً پس از چند ماه تجارت شما سقوط خواهد کرد.
ـ نکته: هیچ روز کاری خود را بدون برنامه طی نکنید.

۲- اشتباه دوم‌: ارزان‌فروشی
از یک کودک بخواهید که بین یک کریستال ۱۲وجهی بدلی و یک قطعه الماس، یکی را انتخاب کند. کودک کریستال را انتخاب خواهد کرد. تازه‌کاران تجارت نیز به همین صورت عمل می‌کنند، فریب کمیت را می‌خورند و به کیفیت اهمیت نمی‌دهند.
آن‌ها می‌اندیشند که اگر جنس‌های ارزان قیمت را عرضه کنند، فروش بهتری خواهند داشت و به‌زودی میلیونر خواهند شد.
اما این تصور غلط است.
تازه‌کاران دنیای تجارت قیمت‌های محصولات و خدمات خود را بسیار پایین در نظر می‌گیرند و به این ترتیب در طول زندگی کاری خود نگران پول درآوردن خواهند بود و حتی زمانی که سفارشی دریافت می‌کنند، خوشحال نخواهند شد زیرا فروش برای آن‌ها سود کافی به همراه نخواهد داشت.
قبل از قیمت‌گذاری، همه چیز را بسنجید. هزینه‌های ثابت و متغیر را محاسبه کنید. روش‌های تجاری و قیمت‌های رقبا را مورد توجه قرار دهید و استراتژی فروش و بازاریابی خود را بهینه کرده و درآمد قابل قبول خود را در نظر آورید.
ـ نکته: کریستال‌های بدلی را به الماس‌ها ترجیح ندهید.

۳- اشتباه سوم: راه‌اندازی تجارت فقط برای هیجان
بیشتر اشخاصی که در حال راه‌اندازی یک تجارت هستند، افرادی رویایی، خیال‌پرداز و ماجراجو هستند که بیشتر به دنبال هیجان می‌گردند. این افراد به جای تفکر و تحمل جزییات دشوار این کار، به فکر پیش‌روی هستند و می‌خواهند که مسایل و بحران‌ها را به نوعی پشت سر بگذارند تا دوباره به میدان بازی برگردند و ماجراهای آن را دنبال کنند.
اما خستگی و ملالت از همین مسایل جزیی به تدریج ظاهر زیبای تجارت را به خطر خواهد انداخت، هدف تجارت کسب درآمد است و به مخاطره انداختن وضعیت فعلی در این حیطه نمی‌گنجد.
ـ نکته: تجارت را وسیله‌ای برای هیجان‌انگیز کردن زندگی قرار ندهید.

۴- اشتباه چهارم: غفلت از بازاریابی
تعداد کمی از صاحبان تجارت‌هایی که تازه تاسیس شده‌اند برای بازاریابی اهمیت قایل می‌شوند و برنامه و بودجه خاصی برای آن اختصاص نمی‌دهند، زیرا تصور می‌کنند که بازاریابی یک خرج غیر ضروری است و یا به علت شکست‌های مقطعی از تاثیر بازاریابی در فروش مایوس می‌شوند.
بازاریابی، فروش فرد را تضمین می‌کند. اما به یاد داشته باشید که فروش هر روز محدود به همان روز است و لزوما فرآیندی ادامه‌دار نیست.
نمی‌توان از مرحله طرح و برنامه مستقیماً به مرحله فروش رسید و بازاریابی را فراموش کرد.
این اشتباه از ناآگاهی افراد نسبت به چرخه فروش ناشی می‌شود. اولین افرادی که برای راه‌اندازی تجارت به آن‌ها احتیاج دارید، بازاریاب‌ها هستند. بازاریاب‌ها هستند که می‌توانند شما را به دیگران معرفی کنند. پس از آن موقعیت فروش فراهم خواهد شد.
ـ نکته: قبل از ارسال پیام آشنایی، به دنبال معامله نباشید.

۵- اشتباه پنجم: اسارت در تجارت به جای ریاست به آن
هنگامی که فردی ۳ یا ۴ وظیفه معین را در ۷ روز هفته انجام می‌دهد نیازی به بهره‌گیری از شیوه‌های مدیریتی احساس نمی‌شود.
در آغاز به کار یک تجارت نیز، اتفاقات ناگهانی اما قابل پیش‌بینی به‌وقوع می‌پیوندد که می‌توان آن‌ها را توسط تجربیات شخصی یا با استفاده از روش آزمون و خطا حل کرد.
اما همین‌طور که تجارت شما رشد می‌کند، مسایل پیچیده‌تر خواهند شد و این دو روش دیگر پاسخ‌گوی آن‌ها نخواهند بود.
شما مسئول همه چیز هستید. شما باید اهداف تجارت را تعیین کنید و روش‌ها را انتخاب کنید، یا شخصی را برای انجام این وظیفه منصوب کنید.
بدون داشتن سیاست معین و شفافی در مورد مشخصات مشاغل، استخدام‌ها، اخراج‌ها، تعطیلات، نحوه جبران کمبودها، چگونگی ترفیع‌ها و… شرکت و تجارت نوپای شما در معرض آسیب‌ها و خطرات جدی قرار خواهد گرفت و در نهایت تجارت شما ضعیف خواهد شد.
توجه کنید که کتاب راهنمای قوانین شرکت شما (حتی در حد یک صفحه) باید وجود داشته باشد.
ـ نکته: اختیارات و وظایف خود را فراموش نکنید.

۶- اشتباه ششم: پیش‌بینی ناقص بودجه
تازه‌کاران تجارت معمولاً نیازهای مالی خود را دست کم می‌گیرند. این افراد، در ابتدای کار هزینه زیادی را صرف خرید لوازم اداری و محصولاتی می‌کنند که ممکن است بسیار تخصصی‌تر از آن‌چه باشد که به آن نیاز دارند. هم‌چنین به این موضوع توجه نمی‌کنند که اکثر مشتریان به طور اقساط خرید می‌کنند و بازگشت پول به کندی انجام می‌گیرد.
به همین علت مشاوران مدیریت معمولاً پیشنهاد می‌کنند که پس از محاسبه بودجه مورد نیاز خود برای راه‌اندازی تجارت، حداقل ۵۰درصد به آن اضافه کنید. به این ترتیب برای مدیریت ریسک‌های احتمالی آماده خواهید شد.
ـ نکته: در مورد بودجه واقع‌بین باشید.

۷- اشتباه هفتم: روابط غلط
شروع هر فعالیتی احتیاج به کار فراوان و سیستم پشتیبان دارد. فشار تعهدات زمانی و مسایل مالی باعث بروز مشکلاتی در روابط خواهد شد.
باید قدری از بار خود را سبک کنید و از کمک نزدیکان و دوستان خود در حد امکان استفاده کنید.
ـ نکته: نگذارید که یک اشتباه باعث یک عمر پشیمانی شود.

بسیاری از اشتباهات به این دلیل بروز می‌کنند که تازه‌کاران تصور می‌کنند که تمام کارها را باید خود به تنهایی انجام دهند.
به جای این کار بهتر است نقاط قوت خود را بشناسید و کمبودهای خود را بپذیرید و بعضی از امور را به دست متخصصین خاص آن بسپارید.
هنگامی که به مسایل و شکست‌های اجتناب‌ناپذیر برخورد می‌کنید، این ضرب‌المثل قدیمی را به یاد بیاورید که: هر شکست پلی است برای پیروزی‌های آینده.

مرکز توسعه کارآفرینی